Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Table régionale des organismes communautaires du Bas-Saint-Laurent
Adoptée par le conseil d’administration de la TROC du Bas-Saint-Laurent le 26 avril 2024.
La Table régionale des organismes communautaires du Bas-Saint-Laurent (TROC du Bas-Saint-Laurent) vous invite à prendre connaissance de sa politique de confidentialité pour connaître les règles qu’elle applique en matière de protection des renseignements personnels.
Avant-propos
La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de la TROC du Bas-Saint-Laurent. Elle traite notamment des renseignements concernant ses membres en règle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel et les contractuel.le.s.
Elle s’applique aux relations entre toutes personnes qu’elles soient administratrices, donatrices, membres du personnel, bénévoles, membres, partenaires ainsi qu’à toutes les autres personnes travaillant ou étant présentes dans les différents locaux de la TROC du Bas-Saint-Laurent.
Elle poursuit les objectifs suivants :
- Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par la TROC du Bas-Saint-Laurent autant physiquement qu’électroniquement;
- Se doter de balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
Définitions
Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement, de l’identifier.
Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
Procédures générales de la TROC du Bas-Saint-Laurent relativement à la protection des renseignements personnels
Engagements de la TROC du Bas-Saint-Laurent
La TROC du Bas-Saint-Laurent s’engage à respecter les principes de :
Consentement – La TROC du Bas-Saint-Laurent s’engage à recueillir vos informations personnelles seulement si vous lui en donnez la permission via une fiche de consentement.
Responsabilité – La TROC du Bas-Saint-Laurent assume la responsabilité de la trajectoire des informations que vous lui remettez et s’engage à les traiter par des méthodes qui en protégeront la confidentialité.
Transparence – La TROC du Bas-Saint-Laurent s’engage à agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels en vous informant de sa politique, en vous faisant signer une fiche de consentement et en s’engageant à vous aviser dans le cas où un incident de confidentialité venait à survenir.
Concrètement, la TROC du Bas-Saint-Laurent s’engage à protéger les renseignements personnels de ses employé.e.s et des personnes avec qui nous traitons et entrons en contact. Nous nous engageons à :
- assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
- mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
- assurer le traitement confidentiel des plaintes;
- recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
- appliquer la politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs;
- détruire les renseignements quand la finalité est accomplie ou les anonymiser pour qu’ils puissent être utilisés sans préjudices;
- utiliser les renseignements personnels uniquement par les personnes mandatées à cet effet et strictement aux fins relatives à l’entente entre la personne à qui ils appartiennent et l’organisme.
En cas d’incident relativement à la protection des renseignements personnels, nous nous nous engageons à :
- informer la personne concernée par la violation de la protection de ses renseignements personnels;
- Informer la Commission d’accès à l’information du Québec de l’incident;
- tenir un registre des incidents;
- transmettre, le cas échéant, à la demande de la Commission d’accès à l’information du Québec, le registre d’incident;
- prendre les mesures pour que les incidents ne se reproduisent plus en déterminant quelles pratiques doivent être modifiées.
Normes de confidentialité
Toute personne à l’intérieur de la TROC du Bas-Saint-Laurent qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.
Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information
Bureaux
- Fermer les portes des bureaux à l’heure du dîner, en fin de journée ou en cas d’absence.
- Nul n’est autorisé à entrer dans le bureau d’un autre en son absence et sans son autorisation.
- Conserver les dossiers détenant des renseignements personnels ou confidentielles fermés en un lieu sûr.
Classeurs
- Sécuriser les classeurs contenant les informations des employé.e.s ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables.
Ordinateurs et autres
- Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence;
- Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) au besoin;
- Veiller à maintenir le système informatique sécurisé;
- Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la commission d’accès à l’information du Québec.
Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels
La TROC du Bas-Saint-Laurent tient à respecter le droit à la désindexation des personnes qui sont liées de près ou de loin à son instance. De ce fait, toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de la TROC du Bas-Saint-Laurent en respect de normes minimales exigées par les lois qui nous régissent.
Site Web de la TROC du Bas-Saint-Laurent
Comment nous utilisons les données personnelles
Les données personnelles recueillies sur notre site Web sont utilisées uniquement aux fins précisées dans la présente politique ou indiquées sur les pages pertinentes de notre site. Nous n’utilisons pas vos données au-delà.
Les données que nous recueillons automatiquement sont utilisées aux fins suivantes :
- Statistiques
Les données que nous recueillons lorsque l’internaute exécute certaines fonctions sur notre site peuvent être utilisées aux fins suivantes :
- Communication
Avec qui nous partageons les données personnelles
- Employé.e.s de la TROC du Bas-Saint-Laurent
Nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.
- Tierces parties
Nous pouvons partager les données utilisateur avec les tiers suivants :
- Google Analytics
- Hébergement (PlanetHoster)
- Service d’envoi de courriel (Sendgrid ou Postmark)
Nous pouvons partager les données utilisateur avec des tiers aux fins suivantes :
- Traitements statistiques
- Hébergement du site
Les tiers ne seront pas en mesure d’accéder aux données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif donné.
Combien de temps nous stockons les données personnelles
Nous ne conservons pas les données des utilisateurs au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles sont recueillies.
Comment nous protégeons vos données personnelles
Les données sont transmises en utilisant des protocoles de communications cryptés. Seul.e.s nos salarié.e.s et sous-traitants ont accès à ces données. Nous avons une procédure de maintenance de sécurité en place pour prévenir les incidents en plus de plusieurs autres mesures de protection. Alors que nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que nos données d’utilisateur et d’utilisatrice sont sécurisées et que les utilisateurs et utilisatrices sont protégé.e.s, il reste toujours un seuil de risque. Nous sommes incapables de garantir la sécurité des données des utilisateurs et utilisatrices au-delà de ce qui est raisonnablement pratique.
Utilisation de fichiers témoins (cookies)
Un cookie est un petit fichier, stocké sur le disque dur d’un utilisateur par le site Web. Son but est de recueillir des données relatives aux habitudes de navigation de l’utilisateur pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.
Nous utilisons les types de cookies suivants sur notre site :
- Cookies fonctionnels : Nous les utilisons pour mémoriser toutes les sélections que vous faites sur notre site afin qu’elles soient sauvegardées pour vos prochaines visites.
- Cookies analytiques : Cela nous permet d’améliorer la conception et la fonctionnalité de notre site en recueillant des données sur le contenu auquel vous accédez et sur lequel vous vous accrochez en utilisant notre site.
Vous pouvez choisir d’être averti chaque fois qu’un cookie est transmis. Vous pouvez également choisir de désactiver les cookies entièrement dans votre navigateur Internet, mais cela peut diminuer la qualité de votre expérience d’utilisation.
Cookies tiers
Nous pouvons utiliser des cookies tiers sur notre site pour atteindre les objectifs suivants :
- Statistiques (Google Analytics).
Données personnelles que nous collectons
Données collectées automatiquement
Lorsque vous visitez et utilisez notre site, nous pouvons automatiquement recueillir et conserver les renseignements suivants :
- Adresse IP
- Lieu
- Détails matériels et logiciels
- Liens qu’un utilisateur ou une utilisatrice clique tout en utilisant le site
- Contenu que l’utilisateur ou l’utilisatrice consulte sur notre site
Données recueillies de façon non automatique
Nous pouvons également collecter les données suivantes lorsque vous effectuez certaines fonctions sur notre site :
- Prénom
- Nom
- Courriel
Ces données peuvent être recueillies au moyen des méthodes suivantes :
- Formulaires sur le site
Veuillez noter que nous ne collectons que les données qui nous aident à atteindre l’objectif énoncé dans cette politique de confidentialité. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans vous en informer au préalable.
Renseignements transmis par courriel ou par formulaire
La TROC du Bas-Saint-Laurent s’engage à assurer la protection des renseignements personnels et confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquer volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels, par courriel ou par formulaire pour une demande, nous n’utilisons que l’information requise pour permettre à notre équipe de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.
Liens vers d’autres sites
Le site Web de la TROC du Bas-Saint-Laurent propose des hyperliens vers d’autres sites et vers des documents externes qui appartiennent à ces sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe, s’il en existe une.
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est, à ce titre, également chargée de veiller au respect de cette politique. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer avec :
Émilie Saint-Pierre, personne responsable à la protection des renseignements personnels – info@trocbsl.org
Table régionale des organismes communautaires du Bas‑Saint‑Laurent
170 Saint-Germain ouest, suite 6, Rimouski, Québec, G5L 7B7